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09/07/2019 | domtotal.com

É hora de atualizar o gerenciamento dos nossos projetos

Conhecendo a abordagem e algumas ferramentas disponíveis, é possível desenvolver um processo customizado, que atenda às necessidades de cada projeto e de cada pessoa.

Projeto é um esforço temporário para produzir algo exclusivo.
Projeto é um esforço temporário para produzir algo exclusivo. (rawpixel/Pixabay)

Por Aline Oliveira*

Você faz parte da história da humanidade, assim como eu. Somos agraciados pela oportunidade de vivenciar o início da quarta revolução industrial: uma mudança tecnológica acelerada nas comunicações, no armazenamento de dados, na transmissão da informação, na automação e na forma como nos relacionamos. A cada dia percebemos mais mudanças ao nosso redor. E então eu lhe pergunto: a transformação está somente do lado de fora ou nós também estamos experimentando a revolução?

Este não é mais um texto sobre a revolução industrial. É sobre o gerenciamento dos nossos projetos. E não pense que isto funciona somente para os engenheiros, pois todos nós gerenciamos projetos diariamente, sejam eles profissionais ou pessoais.

Projeto é um esforço temporário para produzir algo exclusivo. É necessário tempo, recurso material e financeiro, geralmente há data de início e fim e espera-se que ao final haja um produto, serviço ou resultado único, gerado a partir do esforço.

Podemos pensar em projetos em diversas áreas: na formação profissional, no trabalho, na família ou na saúde. Por exemplo, a viagem de férias, o carro novo, a decoração da casa, a vida mais saudável, a dieta, os investimentos, a aposentadoria etc. A verdade é que todos nós gerenciamos projetos constantemente.

A gestão de projetos tradicional, aquela que geralmente nos ensinam, é linear. Ela segue etapas bem definidas em uma só direção. A primeira etapa é de estudo, ou de análise do problema. Procura-se descobrir os requisitos, as hipóteses. Então há a concepção, ou o “desenho” do projeto técnico. Em seguida desenvolve-se códigos ou teses em preparação para a execução. Então a execução é testada, aprovada e colocada em funcionamento ou lançada no mercado. Essa abordagem pode ser vista como um formato “cascata” (waterfall), ou seja, percorre somente um sentido, não admitindo falhas, mudanças de estratégia, atrasos ou imprevistos. Tudo está previsto desde o início e deve seguir o mesmo curso até o fim.1

Em linhas gerais, a gestão tradicional tem foco no planejamento. Procura-se planejar ou prever tudo antes da execução. A documentação, na maioria das vezes, é excessiva, alterações são burocratizadas e caras e o resultado é entregue somente na conclusão.

Esse tipo de gestão puramente tradicional tem sido revisada atualmente. Me pergunto se ao burocratizar as alterações não estamos perdendo a oportunidade de inovar. E deixar o resultado para ser entregue somente no final de todo o esforço, é um grande risco de insucesso.

Em uma gestão tradicional linear, o início do projeto é o momento em que se tem o mínimo conhecimento sobre ele, mas a máxima capacidade de alteração. Enquanto no fim do projeto, quando se tem máximo conhecimento sobre o assunto, a capacidade de alteração é mínima.

Esse tipo de gestão está em desacordo com a velocidade com que as transformações ocorrem hoje. Se imaginarmos que um projeto pode durar meses, ou até anos, é difícil aceitar que ele não precise ser revisado ao longo do percurso. As condições externas mudam constantemente e muito rápido. Pode ser que o seu cliente não queira mais exatamente aquilo que ele pensou há dois meses ou pode ser que não faça mais sentido lançar um determinado produto no mercado após dois anos de projeto.

Quando fazemos a gestão dos nossos projetos pessoais, temos que revisar periodicamente se os objetivos permanecem os mesmos e se tudo está saindo conforme o planejado. Constantemente, é preciso retornar e repensar as estratégias. Por exemplo, todos temos objetivos quando escolhemos o curso superior. Vamos supor que você escolheu Engenharia Civil com um objetivo claro de trabalhar na construção de edifícios residenciais. Entretanto, durante os primeiros anos, você conheceu outras possibilidades, descobriu novas habilidades pessoais e o cenário externo mudou. Então, você descobriu que tem grande afinidade pela área de saneamento básico. Você não deve traçar uma nova estratégia ao longo do percurso? Ou deve aceitar simplesmente cumprir o planejado inicialmente?

Como já dizia Kent Beck, um dos 17 signatários originais do Agile manifesto, em 2001: “A única chance de tudo acontecer de acordo com o planejado é se você não aprender nada.”

Embora eu esteja defendendo aqui uma nova maneira de visualizar soluções para o gerenciamento de projetos, é importante dizer que a gestão tradicional funciona bem em muitos casos, sobretudo quando o projeto tem escopo conhecido, de pouca mudança.

Então, qual a opção para substituir a gestão tradicional pura?

Existe hoje uma boa variedade de ferramentas para uma novo formato de gerenciamento, chamado de Gestão Ágil. A metodologia ágil é mais do que um roteiro, é uma cultura, uma nova forma de pensar, um novo mindset.

Na tabela abaixo há uma comparação entre os principais valores das duas diferentes abordagens:

GESTÃO ÁGILGESTÃO TRADICIONAL
Interação entre indivíduosProcessos e ferramentas
Produto funcionandoDocumentação extensa
Colaboração com o clienteTermos negociados (contratos)
Resposta às mudançasCumprimento de planos

Fonte e mais informações: http://agilemanifesto.org/

Ser ágil não significa ser rápido, planejar pouco (ou nada), sair fazendo, desconsiderar a necessidade de documentação, fazer sozinho ou ser desorganizado. A gestão ágil é baseada em 12 princípios:

  • Satisfazer o cliente, através da entrega adiantada e contínua de valor;
  • Aceitar e adequar mudanças de requisitos;
  • Entregar MVP (protótipo) funcionando com frequência;
  • Possibilitar que os desenvolvedores trabalhem em conjunto com os stakeholders (todas as partes envolvidas) durante todo o projeto;
  • Motivar os indivíduos com ambiente e suporte necessários. Confiar que farão seu trabalho da melhor maneira;
  • Comunicar de forma clara e objetiva;
  • Medir progresso/avanço constantemente;
  • Manter passos constantes;
  • Dar atenção contínua à excelência técnica e ao bom design;
  • Prezar pela simplicidade: maximizar a quantidade de trabalho que não precisa ser feito;
  • Ter times auto organizáveis, que sejam capazes de fazer gestão compartilhada;
  • Refletir periodicamente para otimização.

Fonte: http://blog.adaptworks.com.br/2017/01/olhando-o-manifesto-agil-pela-visao-do-product-owner/

Ser ágil também não significa seguir exatamente o que se propõe nos livros (metodologia by the book). É necessário observar cada caso, os envolvidos (cliente, time, organização), a complexidade do trabalho, o prazo, outras demandas paralelas e os recursos disponíveis. Não existe uma regra absoluta para avaliação. Na verdade, as metodologias tradicional e ágil são complementares. Em geral, modelos híbridos, que combinam gestão tradicional e gestão ágil podem ser mais bem sucedidos.

Conhecendo a abordagem e algumas ferramentas disponíveis, é possível desenvolver um processo customizado, que atenda às necessidades de cada projeto e de cada pessoa.

No próximo artigo vou abordar as vantagens de algumas ferramentas mais conhecidas para aplicação da gestão ágil e também exemplos de casos de sucesso.

Até lá, te convido a repensar os seus projetos. É possível fazer diferente para alcançar melhores resultados?

“A mente que se abre a uma nova ideia jamais voltará ao seu tamanho original.”
Albert Einstein2

1 Dica de leitura: Livro Life is too short for waterfall goals, de Felipe Castro.

2 Dica de seriado: Genius, do National Geographic Channel.

EMGE

*O DomTotal é mantido pela Escola de Engenharia de Minas Gerais (EMGE). Engenharia Civil conceito máximo no MEC. Saiba mais!

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